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# Vivier en bref

Vivier suit les CV reçus par IT Club, du premier contact à l'embauche.

- Chaque CV devient un **profil** : identité, expériences, technologies, langues, séniorité.
- Les profils avancent dans un **Kanban** à six colonnes.
- Sur chaque profil, vous notez les entretiens, les relances, les commentaires et les documents.
- Les **besoins clients** décrivent les missions à pourvoir. Vivier propose les profils qui y répondent.
- Vivier génère un **CV au format IT Club** et un **CV Europass**, nominatifs ou anonymisés, en français, anglais ou allemand.
- Chaque profil s'affiche dans la langue de l'interface, traduit automatiquement.
- Chaque action est tracée dans un journal.

Tous les comptes lisent et modifient tous les profils. Le gestionnaire des comptes a en plus le menu **Gestion** : comptes, journal, conservation, corbeille, sauvegarde.

Le guide **Sécurité** explique comment Vivier protège vos accès et ce que vous pouvez faire de votre côté.

# Se connecter

1. Ouvrez l'adresse de Vivier dans votre navigateur.
2. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe, puis **Continuer**.
3. Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application d'authentification de votre téléphone.

À savoir :

- Un mot de passe compte au moins 12 caractères. Vivier refuse un mot de passe connu dans des fuites de données.
- Après 5 essais infructueux, la connexion se bloque 15 minutes pour cet identifiant, puis plus longtemps.
- La session se ferme après 2 heures sans activité, et au plus tard 12 heures après la connexion. Vivier vous ramène ensuite à la page que vous aviez ouverte.
- Téléphone pas sous la main : saisissez un code de secours dans le champ du code.
- Mot de passe oublié ou téléphone perdu sans code de secours : adressez-vous au gestionnaire des comptes.

Le guide **Sécurité** détaille chaque point.

## Obtenir un compte

Vivier n'a pas d'inscription libre.

1. Le gestionnaire des comptes vous envoie un lien d'invitation. Il sert une fois et expire après 48 heures.
2. Ouvrez le lien. Choisissez votre identifiant et votre mot de passe.
3. Activez la double authentification : installez une application d'authentification sur votre téléphone, scannez le QR code, saisissez le code affiché.
4. Gardez les dix codes de secours que Vivier vous donne. Ils ne s'affichent qu'une fois.

Le gestionnaire peut aussi créer votre compte avec un mot de passe provisoire. À la première connexion, vous choisissez le vôtre, puis vous activez la double authentification.

# L'écran et le menu

L'en-tête noir reste en haut de chaque page.

| Élément | Rôle |
|---|---|
| Kanban | Les profils actifs, rangés par état |
| Profils | La liste complète et la recherche |
| Besoins | Les missions à pourvoir chez les clients |
| Suivi | Les relances à faire et les entretiens à venir |
| Tableau de bord | Les chiffres du vivier |
| Gestion | Pour le gestionnaire seulement : Conservation, Journal, Connexions, Comptes, Corbeille, Sauvegarde, Erreurs |
| Champ de recherche | Cherche dans toutes les fiches |
| Importer | Ajoute un ou plusieurs CV |
| Point d'interrogation | Ouvre cette aide |
| Vos initiales | Mon compte, langue de l'interface, déconnexion |

Une pastille dorée sur **Suivi** compte les relances arrivées à échéance. Pour le gestionnaire, une pastille sur **Gestion** additionne les profils dont la conservation est dépassée et les demandes de compte à valider. Le sous-menu donne le détail.

Sur un écran étroit, le bouton **Menu** déplie ces rubriques.

# Importer un CV

Bouton **Importer**, dans l'en-tête. Deux voies mènent au même écran de relecture.

## Analyse automatique

1. Dans la carte **Analyse automatique**, choisissez le CV : PDF, DOCX, ODT, MD ou TXT.
2. Cliquez sur **Analyser le CV**. Comptez une à deux minutes, sans fermer la page.
3. Vivier affiche l'écran de relecture.

Cette voie demande une clé d'API Claude, réglée par le gestionnaire. Sans clé, la carte indique « Non configurée ».

Un fichier DOC ou RTF n'est pas lu par cette voie : convertissez-le en PDF.

## Fichiers déjà analysés

Vous faites l'analyse vous-même dans un projet Claude, puis vous chargez le résultat.

1. Dans le projet Claude d'analyse, joignez le CV et écrivez : « analyse ce CV pour Vivier ».
2. Claude produit deux fichiers : le profil structuré (`.json`) et le rapport détaillé (`.md`). Téléchargez-les.
3. Dans Vivier, carte **Fichiers déjà analysés**, chargez le JSON, le CV d'origine et le rapport. Le rapport est facultatif.
4. Cliquez sur **Contrôler le profil**.

Si le JSON n'est pas conforme, Vivier refuse l'import et liste chaque point à corriger.

## Relecture avant enregistrement

L'écran de relecture montre ce que Vivier va enregistrer.

- Vérifiez l'identité, l'email, le téléphone et les dates des expériences.
- La **séniorité** est recalculée par Vivier à partir des dates. Si elle diffère de l'analyse, un message le signale.
- Les **points d'attention** relevés par l'analyse s'affichent : trous dans le parcours, dates floues, informations manquantes.
- Si le CV contient une **photo**, elle apparaît avec la case **Garder cette photo**. Décochez-la pour ne pas la garder.

Cliquez sur **Enregistrer le profil**. Le profil arrive dans la colonne **Reçu**. **Annuler** abandonne l'import et efface les fichiers chargés.

## Doublons

Vivier compare le profil aux fiches existantes, archivées comprises. Un profil à la corbeille compte aussi : il est signalé par sa référence, et le gestionnaire des comptes peut le restaurer ou l'effacer.

| Ressemblance | Effet |
|---|---|
| Même adresse email | L'enregistrement est refusé. Mettez à jour la fiche existante. |
| Même téléphone | Avertissement. Une case confirme qu'il s'agit d'une autre personne. |
| Même prénom et même nom | Avertissement. Une case confirme qu'il s'agit d'une autre personne. |

La comparaison des téléphones ignore l'indicatif, les espaces et la ponctuation. Celle des noms ignore la casse, les accents et l'ordre.

## Importer plusieurs CV

Page Importer, bouton **Importer plusieurs CV**. Le lot contient 20 CV au plus.

**CV à analyser** : sélectionnez plusieurs fichiers, puis **Déposer les CV**. Vivier les analyse l'un après l'autre. Gardez la page ouverte. Si vous la fermez, les analyses reprennent à sa réouverture.

**Profils déjà analysés** : sélectionnez ensemble les JSON, les CV et les rapports, puis **Déposer les fichiers**. Vivier associe chaque JSON au CV que nomme son champ `source.fichier_origine`. Un rapport est associé quand son nom reprend celui du JSON ou le nom du candidat.

Chaque ligne du lot porte un état :

| État | Suite |
|---|---|
| En attente | L'analyse va démarrer |
| Prêt à relire | **Relire** ouvre l'écran de relecture |
| Erreur | Le motif s'affiche. **Relancer l'analyse** ou **Retirer** |

**Enregistrer les profils prêts** enregistre d'un coup ceux qui ne ressemblent à aucun profil existant. Les autres restent dans le lot, à relire un par un. Un CV laissé dans le lot est retiré après 7 jours.

# Le Kanban et les états

Le Kanban montre les profils actifs en six colonnes.

| État | Sens |
|---|---|
| Reçu | Le CV vient d'entrer |
| En cours | Le profil est à l'étude, avant tout entretien |
| Entretiens en cours | Un ou plusieurs entretiens sont prévus ou passés |
| Validé | IT Club retient le profil |
| Embauché | Le candidat a rejoint IT Club |
| Non retenu | Le profil est écarté. Un motif est obligatoire |

## Déplacer une carte

- Glissez la carte d'une colonne à l'autre. Le changement s'enregistre aussitôt.
- Le passage en **Non retenu** ouvre une fenêtre qui demande le motif.
- Dans une même colonne, glissez une carte pour changer l'ordre.
- Sur écran tactile, maintenez l'appui pour saisir la carte.

Le statut se change aussi sur la fiche du profil.

## Lire une carte

Une carte affiche la photo ou les initiales, le nom, le titre, la séniorité, les années d'expérience et les trois technologies principales. S'y ajoutent, quand ils existent :

- la date du prochain entretien
- le nombre de relances à faire
- un repère rouge quand le titre de séjour expire dans moins de 2 mois, ou a expiré
- le motif, dans la colonne Non retenu.

Les barres empilées à gauche du nom d'une colonne montrent l'avancement : une barre pour Reçu, cinq pour Embauché.

## Filtrer

Le champ **Filtrer les cartes** garde les cartes qui contiennent les mots saisis : nom, titre ou technologie. La liste **Séniorité** garde un niveau. Le filtre agit à l'écran seulement.

# La fiche d'un profil

Cliquez sur un nom pour ouvrir sa fiche. Elle se compose d'un bandeau et de quatre onglets.

## Le bandeau

Le bandeau reste en haut de la fiche, quel que soit l'onglet.

- La photo, le nom, le titre, la séniorité et les années d'expérience.
- **CV d'origine** : le fichier reçu du candidat.
- **CV IT Club** et **CV Europass** : choisissez **Nominatif** ou **Anonymisé** pour ouvrir l'aperçu du CV généré.
- **Modifier** : la fiche en six blocs, décrits plus bas. Vivier enregistre le nom de famille en capitales.
- **Statut** : choisissez l'état puis **Mettre à jour**.
- La disponibilité, le TJM souhaité et la ville du candidat.
- Le motif, si le profil est **Non retenu**.

Une ligne **À faire** apparaît quand une action attend : relance en retard, avis d'entretien à donner, prochain entretien, titre de séjour à renouveler, conservation dépassée. Un clic ouvre l'onglet et la section concernés. Les points rouges signalent un retard.

## Modifier la fiche

Bouton **Modifier**. Six blocs :

| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Identité et CV | Prénom, nom, titre, synthèse. Repris sur les CV |
| Coordonnées | Email, téléphone, adresse. Seuls la ville et le pays figurent sur le CV nominatif |
| Nationalité et permis de travail | Jusqu'à trois nationalités, le permis de travail, sa date d'expiration. Sur aucun CV |
| Disponibilité | Un choix dans une liste, une date si besoin, une note libre |
| Données commerciales | TJM, salaire, mobilité, télétravail. Sur aucun CV |
| CV Europass | Bénévolat et permis de conduire, repris sur le CV Europass seulement |

**Disponibilité.** Choisissez Immédiate, Sous 1 mois, Sous 2 mois, Sous 3 mois, Date précise ou À préciser. « Date précise » demande la date. « Sous N mois » calcule une date estimée, utilisée pour le rapprochement avec les besoins clients. La note libre garde une précision interne, par exemple un préavis à négocier.

**Nationalité et permis de travail.** Choisissez la nationalité dans la liste : tapez les premières lettres du pays pour aller plus vite. Une nationalité de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou suisse n'a pas besoin de permis de travail au Luxembourg : Vivier l'indique et masque les champs du permis. Sinon, décrivez le titre en texte libre et indiquez sa date d'expiration. Vivier prévoit alors une relance 2 mois avant, visible dans **Suivi**. Ne chargez pas de copie du titre dans Vivier.

L'analyse reprend la nationalité quand le CV l'écrit. Le permis de travail se saisit toujours à la main.

## Les quatre onglets

Les onglets restent collés sous l'en-tête. Au clavier, les flèches passent d'un onglet à l'autre.

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Profil | Synthèse, points d'attention, expériences, technologies, formation et certifications, coordonnées, nationalité et permis de travail, langues, bénévolat |
| Suivi | Entretiens, commentaires, relances |
| Missions | Besoins clients et données commerciales |
| Dossier | Documents, mots-clés et classement, historique, données personnelles, photo, gestion |

La fiche s'ouvre sur l'onglet **Profil**. Après un enregistrement, Vivier revient sur l'onglet où vous étiez : un commentaire publié vous ramène dans **Suivi**, un document ajouté dans **Dossier**. Les liens de la page **Suivi** ouvrent la fiche sur l'onglet **Suivi**.

Une pastille rouge sur **Suivi** compte les relances en retard et les avis d'entretien à donner. Un point d'exclamation sur **Dossier** signale une conservation dépassée. Le petit nombre gris à côté d'un onglet compte ce qu'il contient.

Dans l'onglet **Profil**, les trois expériences les plus récentes et les dix technologies les plus pratiquées s'affichent. Le lien **Voir…** placé sous la liste déplie le reste. Les formulaires d'ajout (entretien, relance, document, photo) s'ouvrent d'un clic sur leur titre.

## Commentaires

Écrivez dans **Nouveau commentaire**, puis **Publier**. Un commentaire porte votre nom et la date. Il ne se modifie pas.

## Documents

- Le CV d'origine et le rapport sont attachés à l'import.
- **Ajouter un document** : choisissez le fichier et son type. Taille maximale : 10 Mo.
- Formats acceptés : PDF, DOCX, DOC, ODT, RTF, MD, TXT, PNG, JPG, XLSX.
- **Lire** ouvre un rapport `.md` ou `.txt` dans Vivier.

## Mots-clés

Les mots-clés viennent de l'analyse. Ils améliorent la recherche.

- Ajoutez un mot avec son type, puis **Ajouter**. Un mot ajouté à la main s'affiche sur fond clair.
- La croix retire un mot.
- Les mots ajoutés à la main survivent à une mise à jour de l'analyse.

## Photo

La photo sert à reconnaître le candidat dans Vivier : fiche, Kanban, résultats de recherche. Elle ne figure sur aucun CV exporté. Vivier ne l'analyse pas.

## Données commerciales

Bouton **Modifier**, bloc **Données commerciales** : TJM souhaité, salaire annuel brut souhaité, mobilité, télétravail.

Ces données servent au rapprochement avec les besoins clients et à l'export CSV. Elles ne figurent sur aucun CV exporté. La disponibilité a son propre bloc.

# Entretiens, relances et suivi

## Noter un entretien

Sur la fiche, onglet **Suivi**, section **Entretiens**, **Ajouter un entretien**.

1. Saisissez la date. L'heure est facultative.
2. Choisissez le type : téléphone, visioconférence, sur place, entretien technique, entretien client.
3. Indiquez qui mène l'entretien et, s'il y en a un, le besoin client concerné.
4. Cliquez sur **Enregistrer l'entretien**.

Pour un profil Reçu ou En cours, la case **Passer le profil en « Entretiens en cours »** est cochée : le profil change de colonne en même temps.

Après l'entretien, ouvrez **Donner l'avis et le compte rendu** : avis favorable, réservé ou défavorable, puis le compte rendu. Un entretien passé sans avis porte la mention « avis à donner ».

## Prévoir une relance

Sur la fiche, onglet **Suivi**, section **Relances**, ouvrez **Prévoir une relance** : écrivez ce qu'il faut faire, choisissez l'échéance, puis **Prévoir la relance**.

Quand c'est fait, cliquez sur **Marquer comme faite**. La relance reste sur la fiche, datée et signée.

## La page Suivi

Menu **Suivi**. Le titre compte les relances prévues et, en rouge, celles à faire aujourd'hui ou en retard. Trois listes :

- **Relances** : les plus anciennes d'abord. Une relance arrivée à échéance s'affiche en rouge.
- **Entretiens des 30 prochains jours**.
- **Entretiens passés sans avis** : à compléter.

Les profils archivés n'y figurent pas.

# Besoins clients et rapprochement

Menu **Besoins**. Un besoin décrit une mission à pourvoir.

## Créer un besoin

Ouvrez **Nouveau besoin**. Le client et l'intitulé du poste sont obligatoires. Renseignez ce que vous savez :

- les technologies demandées, séparées par des virgules
- la séniorité minimale
- les langues demandées
- le lieu et le télétravail
- la date de début et le budget journalier.

Plus la demande est précise, plus le rapprochement l'est.

## Lire le rapprochement

La fiche d'un besoin **ouvert** liste les profils du vivier qui y répondent, les mieux notés d'abord.

- La note, sur 100, s'affiche à droite de chaque profil.
- Les technologies trouvées sur la fiche s'affichent sur fond doré, avec les années de pratique.
- Les technologies manquantes s'affichent en pointillé.
- Les écarts s'affichent en rouge : séniorité inférieure, langue absente, disponibilité trop tardive, TJM au-dessus du budget.

| Critère | Points | Règle |
|---|---|---|
| Technologies | 55 | Part des technologies demandées présentes sur la fiche. Une technologie présente vaut 60 % de sa part, 100 % à partir de 5 ans de pratique |
| Intitulé | 15 | Part des mots de l'intitulé présents sur la fiche |
| Séniorité | 10 | 10 si le niveau est atteint, 4 un niveau en dessous, 0 sinon |
| Langues | 10 | Part des langues demandées présentes sur la fiche |
| Disponibilité | 5 | 5 si le profil est disponible avant le début, 0 après |
| Tarif | 5 | 5 si le TJM tient dans le budget, 2 jusqu'à 10 % au-dessus, 0 au-delà |

Un critère absent du besoin donne tous ses points. Une donnée absente de la fiche donne la moitié. Les profils archivés ou non retenus sont exclus.

La note classe les profils. Elle ne remplace pas la lecture de la fiche.

## Proposer un profil

- Sur la fiche du besoin : **Proposer**, en face du profil.
- Sur la fiche du profil : onglet **Missions**, section **Besoins clients**, choisissez le besoin, puis **Proposer**.

Un profil proposé suit quatre états :

| État | Sens |
|---|---|
| À présenter | Le profil est retenu en interne |
| Présenté au client | Le CV est parti chez le client |
| Retenu par le client | Le client veut ce profil |
| Écarté | Le profil ne convient pas pour ce besoin |

**Mettre à jour**, sous le nom du profil, change l'état et ajoute une note.

## Clore un besoin

Changez le **Statut du besoin** : Ouvert, Pourvu ou Fermé. Seul un besoin ouvert affiche le rapprochement. Supprimer un besoin efface la liste des profils proposés. Les profils restent.

# Rechercher un profil

Le champ de l'en-tête et le menu **Profils** interrogent toutes les fiches.

## Écrire une recherche

- Tous les mots saisis doivent figurer sur la fiche.
- Accents, majuscules et pluriels sont ignorés.
- Un mot de trois lettres ou plus trouve aussi les mots qui commencent par lui : `dev` trouve « développeur ».
- `senior` garde les profils Confirmé et Expert. `junior`, `confirmé`, `expert` filtrent de même.
- Une expression entre guillemets est cherchée telle quelle : `"gestion documentaire"`.
- Les symboles des technologies sont gardés : C#, C++, .NET, Node.js, CI/CD.

| Recherche | Résultat |
|---|---|
| `développeur java senior` | Profils Confirmé ou Expert qui portent « développeur » et « java » |
| `XML` | Profils qui citent XML, où que ce soit |
| `angular luxembourg` | Profils qui portent les deux mots |
| `"product owner"` | Profils qui portent l'expression exacte |

## Classement et filtres

Les résultats sont classés par pertinence. Un mot pèse plus dans le nom, le titre ou les technologies que dans une description de poste. Les technologies et les mots-clés trouvés s'affichent sur fond doré.

Six filtres : statut, séniorité, langue, nationalité, titre de séjour, profils archivés. Les profils archivés sont masqués par défaut. Un filtre changé relance la recherche aussitôt. Sur téléphone, le bouton **Filtres** les affiche ou les replie.

| Filtre | Valeurs |
|---|---|
| Nationalité | UE, EEE ou Suisse (pas de permis de travail), Hors UE, Non renseignée |
| Titre de séjour | Expiré ou expire sous 2 mois |

La recherche trouve un profil par ses textes d'origine comme par leur traduction : `developer` et `développeur` donnent les mêmes profils.

**Exporter en CSV** télécharge les profils affichés. Ce bouton est réservé au gestionnaire des comptes.

# Le CV au format IT Club

Sur une fiche, **CV IT Club** et **CV anonymisé** ouvrent un aperçu au format A4.

## Ce que contient le CV

- Le nom, le titre, la séniorité, les langues, la disponibilité.
- La synthèse, les compétences techniques, les expériences avec leur projet, leur mission et leur charge, la formation, les certifications.
- Les mentions d'IT Club en pied de page.

Le CV ne porte aucune coordonnée personnelle : le contact passe par IT Club. Il ne porte ni photo, ni donnée commerciale, ni nationalité, ni permis de travail.

La **version anonymisée** remplace le nom par une référence, par exemple « Profil ITC-0001 », et masque la localisation. Les noms d'employeurs et de clients restent visibles.

## Exporter

| Bouton | Résultat |
|---|---|
| Télécharger en Word | Un fichier `.docx` modifiable |
| Enregistrer en PDF | L'impression du navigateur. Choisissez « Enregistrer au format PDF » et décochez « En-têtes et pieds de page » |

Chaque export est tracé dans l'historique du profil.

## Changer la langue du CV

Dans la barre de l'aperçu, choisissez FR, EN ou DE. L'aperçu s'ouvre dans la langue du CV d'origine. Avec l'interface en anglais, il s'ouvre en anglais.

- Les intitulés du CV suivent la langue choisie.
- Le contenu reste dans la langue du CV d'origine tant qu'il n'est pas traduit. L'aperçu le signale.

Pour traduire le contenu :

- **Traduire le contenu**, si l'analyse automatique est configurée. Relisez le résultat avant d'envoyer le CV.
- **Traduire par fichier**, sinon : téléchargez le fichier, déposez-le dans le projet Claude d'analyse, puis rechargez le fichier traduit.

La traduction est gardée. Elle sert aussi à l'affichage de la fiche et au CV Europass. Si la fiche change ensuite, Vivier refait la traduction en arrière-plan. En attendant, le contenu d'origine revient. Les noms de technologies, d'entreprises et de clients ne sont pas traduits.

# Le CV Europass

Sur une fiche, **CV Europass**, puis **Nominatif** ou **Anonymisé**. L'aperçu reprend la présentation du CV Europass d'IT Club : bandeau bleu, logo Europass, rubriques À propos de moi, Éducation et formation, Expérience professionnelle, Compétences linguistiques, Compétences, Bénévolat, Permis de conduire.

## Ce que contient le CV

- Les expériences : employeur, lieu, dates, poste, client, projet, mission, technologies, charge, puis les réalisations.
- Les formations avec leurs dates et leur lieu, quand ils sont connus.
- Les langues : la grille européenne (compréhension, expression orale, écrit) quand le CV d'origine la donne, sinon une ligne par langue, par exemple « Anglais : C1 ».
- Les compétences, groupées : certifications, technique, bases de données, logiciels et outils, cloud, méthodes.
- Le bénévolat et le permis de conduire, seulement s'ils sont remplis.

Le CV Europass ne porte ni date de naissance, ni nationalité, ni permis de travail, ni donnée commerciale.

## Les réglages de l'aperçu

| Bouton | Effet |
|---|---|
| Nominatif, Anonymisé | La version anonymisée remplace le nom par la référence et retire photo et coordonnées |
| Coordonnées | Montre ou retire l'email, le téléphone, le profil LinkedIn et l'adresse |
| Photo | Ajoute la photo du profil. Retirée par défaut |
| FR, EN, DE | La langue du CV, comme pour le CV IT Club |
| Télécharger en Word | Un fichier `.docx` modifiable |
| Enregistrer en PDF | L'impression du navigateur, au format A4 |

Chaque export est tracé dans l'historique du profil.

# Profils dans votre langue

Vivier affiche chaque profil dans la langue de l'interface. En anglais, vous lisez le titre, la synthèse, les expériences, les formations, le bénévolat et les points d'attention en anglais.

- La traduction se fait automatiquement après l'import, en arrière-plan, tant qu'une page de Vivier reste ouverte.
- Un profil pas encore traduit s'affiche dans sa langue d'origine, avec un bandeau. **Traduire maintenant** lance la traduction sans attendre.
- Sous un profil traduit, **Voir l'original** affiche le texte d'origine.
- Les commentaires, les comptes rendus d'entretien, les besoins clients et le permis de travail restent dans la langue de leur auteur.
- Les noms de technologies, d'entreprises, de clients et de projets ne sont pas traduits.

La traduction est automatique. Relisez-la avant d'envoyer un CV.

# Tableau de bord et export CSV

Menu **Tableau de bord**.

- Le bandeau noir donne les chiffres clés : profils dans le vivier, reçus sur 30 jours, en cours de parcours, embauchés, entretiens sur 7 jours, relances à faire, besoins ouverts, conservation à traiter.
- **Profils par statut** et **Séniorité** : un clic sur une ligne ouvre la liste correspondante.
- **Temps moyen passé à chaque étape** : durée entre l'entrée dans un état et sa sortie.
- **Technologies les plus présentes** : un clic lance la recherche.

Les profils archivés sont comptés à part.

L'export CSV (menu Profils, **Exporter en CSV**) contient une ligne par profil affiché, données commerciales, nationalité et permis de travail compris. Le séparateur est le point-virgule : Excel ouvre le fichier directement. Cet export, qui sort tout le vivier d'un coup, est réservé au gestionnaire des comptes.

# Données personnelles et conservation

Vivier contient des données personnelles. Trois outils aident à respecter le RGPD.

## L'accord du candidat

Sur la fiche, onglet **Dossier**, section **Données personnelles**, **Enregistrer l'accord du candidat** : notez la date à laquelle le candidat a accepté que IT Club conserve son CV, et la façon dont il l'a dit. L'accord se modifie et se retire.

## La durée de conservation

Chaque profil porte une échéance, fixée à l'import : 24 mois par défaut.

Le gestionnaire des comptes suit les échéances : menu **Gestion**, **Conservation**. La page liste les profils dont l'échéance est dépassée ou arrive dans 60 jours.

- **Prolonger** repousse l'échéance, si le candidat a confirmé son accord.
- **Supprimer** met le profil à la corbeille.

Sur la fiche, la ligne **À faire** signale à tous une conservation dépassée. Prévenez le gestionnaire si le candidat a renouvelé son accord.

## L'export des données d'un candidat

Sur la fiche, onglet **Dossier**, section **Données personnelles**, **Exporter les données du candidat**. Vivier télécharge un zip avec toutes les données du profil, nationalité et permis de travail compris, ses documents et sa photo. Remettez-le au candidat qui demande l'accès à ses données.

## L'analyse automatique

Avec l'analyse automatique, le CV est transmis à Anthropic, l'éditeur de Claude, pour l'analyse et pour la traduction. Mentionnez-le dans l'information donnée aux candidats.

# Archiver, mettre à jour, supprimer

Onglet **Dossier**, section **Gestion**.

## Archiver

**Archiver le profil** sort le profil du Kanban, du tableau de bord, du suivi et de la recherche courante. Ses données, ses documents et son échéance de conservation restent.

Pour le retrouver : menu **Profils**, filtre **Archivés** sur « Seulement ». Sur la fiche, **Désarchiver** le remet dans sa colonne. Le statut d'un profil archivé ne change pas.

## Mettre à jour depuis une nouvelle analyse

Un candidat envoie un CV plus récent : chargez le nouveau JSON, et si vous les avez, le nouveau CV et le nouveau rapport.

- Remplacés : expériences, technologies, langues, formation, mots-clés issus de l'analyse.
- Gardés : statut, commentaires, entretiens, relances, documents, historique, mots-clés ajoutés à la main.

## Supprimer

Seul le gestionnaire des comptes supprime un profil. Si un profil doit partir, demandez-le-lui.

**Supprimer le profil** met la fiche à la corbeille. Elle disparaît aussitôt du Kanban, des profils, de la recherche, des besoins, du suivi et des exports. Pendant 30 jours, le gestionnaire peut la restaurer avec toutes ses données.

Après 30 jours, Vivier efface la fiche, ses documents, sa photo, ses commentaires, ses entretiens, ses relances, ses mots-clés et son historique. Le journal garde une ligne avec la référence du profil, sans son nom.

# Journal

Le gestionnaire des comptes voit le journal complet : menu **Gestion**, **Journal**. Les 300 dernières actions, tous profils confondus, filtrables par compte.

Chaque ligne donne la date, le compte, le profil, l'action et son détail : ancienne et nouvelle valeur d'un champ, changement de statut, document ajouté, CV exporté.

Sur chaque fiche, l'historique montre à tous les mêmes lignes pour ce seul profil : onglet **Dossier**.

# Mon compte et langue

Cliquez sur vos initiales, en haut à droite.

- **Mon compte** : votre identité, la double authentification, le mot de passe, les sessions.
- **Langue** : français ou anglais. Le choix est gardé pour votre compte.
- **Déconnexion**.

Dans **Mon compte** :

| Action | Effet |
|---|---|
| Générer de nouveaux codes de secours | Dix nouveaux codes. Les anciens cessent de marcher |
| Configurer une autre application | Pour un nouveau téléphone. L'ancien cesse de marcher |
| Changer le mot de passe | Vos autres sessions se ferment |
| Déconnecter mes autres sessions | Ferme tout sauf la session en cours |
| Vos dernières connexions | Date, navigateur et adresse de vos dernières connexions |

La langue de l'interface change l'affichage des profils : ils s'affichent traduits. Les commentaires et les comptes rendus restent tels qu'ils ont été écrits.

# Questions fréquentes

## L'analyse automatique a échoué

Le message donne la cause. Les plus courantes :

| Message | Que faire |
|---|---|
| Délai dépassé | Relancez. Si l'échec persiste, passez par les fichiers déjà analysés |
| Le document n'est pas un CV | Vérifiez le fichier chargé |
| Clé d'API refusée | Prévenez le gestionnaire des comptes |
| Trop de demandes ou crédit épuisé | Réessayez plus tard, ou prévenez le gestionnaire |

## La séniorité ne correspond pas au CV

Vivier la calcule à partir des dates des expériences. Stages exclus, périodes qui se chevauchent comptées une fois. Une date sans mois vaut janvier.

| Expérience | Niveau |
|---|---|
| Moins de 4 ans | Junior |
| De 4 à moins de 8 ans | Intermédiaire |
| De 8 à moins de 12 ans | Confirmé |
| 12 ans et plus | Expert |

Si les dates sont fausses, corrigez le JSON et mettez la fiche à jour depuis une nouvelle analyse.

## La photo du CV n'a pas été trouvée

Vivier garde l'image qui ressemble à un portrait. Un portrait détouré sur un large fond blanc peut être écarté. Chargez la photo à la main : onglet **Dossier**, section **Photo**.

## Un profil a disparu du Kanban

Il est archivé ou supprimé. Cherchez-le dans **Profils** avec le filtre **Archivés** sur « Inclus ». S'il n'y est pas, demandez au gestionnaire des comptes : le journal indique qui l'a mis à la corbeille et quand. Pendant 30 jours, il peut le restaurer.

## Une carte ne se déplace pas

Le changement n'a pas été enregistré : un message rouge s'affiche et la carte revient à sa place. Vérifiez votre connexion et rechargez la page.

## Mon code de double authentification est refusé

Vérifiez que l'heure du téléphone se règle automatiquement, puis saisissez le code affiché maintenant. Un code ne sert qu'une fois : attendez le suivant. Sinon, utilisez un code de secours.

## J'ai perdu mon téléphone

Connectez-vous avec un code de secours, puis **Mon compte**, **Configurer une autre application**. Plus de code de secours : le gestionnaire des comptes remet votre double authentification à zéro.

## Un profil reste en français alors que je suis en anglais

Sa traduction n'est pas encore faite. Le bandeau du profil le signale. Cliquez sur **Traduire maintenant**, ou attendez : la traduction se fait en arrière-plan.

## Je ne trouve pas un profil par la recherche

Retirez un mot : tous les mots doivent figurer sur la fiche. Vérifiez le filtre **Archivés**. Si la recherche semble vide après une mise à jour de Vivier, le gestionnaire relance l'indexation.